La Unidad de Auditoría Interna de la Universidad Nacional de Rosario tiene sus oficinas en la Sede de Gobierno de la Universidad.
Dicho edificio cuenta con una red de área local (LAN), a la que se encuentran conectados los equipos de la UAI.
Cuando se comenzó el proceso de informatización del área, se estableció una estructura centralizada en la red LAN, de manera que no se aloje información de trabajo en los equipos individuales.
Para ello, se dividió la unidad de red S: en dos secciones: Documentos y Sistemas.
En la sección Documentos se crearon carpetas individuales por cada tipo de documento (ACT UAI, Informes AAL, Informes AAC, etc.).
Cada carpeta de un tema en particular se subdividió en una subcarpeta para cada año, para mantener los archivos ordenados y a su vez, para que no se acumulen demasiados archivos en una misma carpeta, ya que es sabido que las carpetas con más de 400 archivos enlentecen cualquier sistema.
Se estableció además que dentro de la carpeta del año en cuestión, cuando se trate de documentos con numeración (Actuaciones UAI, por ejemplo), los nombres de archivo individuales comenzarían con los cuatro dígitos del año, seguidos de un guión medio, seguido del número del documento rellenado con ceros hasta tres dígitos, un espacio y una breve descripción del tema tratado.
A los documentos para los que aún no se les asigna una numeración, se escriben tres 'x' en lugar del número.
Por ejemplo:
2021-015 Resumen mensual 03-2021.xls
2021-015 Resumen mensual 03-2021.pdf
2021-016 Remisión comprobante SISREP 03-2021.doc
2021-016 Remisión comprobante SISREP 03-2021.xls
2021-016 Remisión comprobante SISREP 03-2021.pdf
2021-017 I001 Informe sobre Recursos Humanos.doc
2021-xxx Actos Administrativos 01-2021.doc
Como puede verse, los archivos aparecen ordenados, quedando los que falta terminar agrupados a final del listado, y se sabe a simple vista que el próximo número disponible es el 018, con lo cual se evita el asignar a dos documentos de diferentes temas la misma numeración.
Trabajando de esta forma existe una única versión para cada documento y se sabe dónde encontrarla, con lo cual, se elimina la posibilidad de trabajar por error en una versión incorrecta, y los documentos no circulan via correo electrónico, que es un medio poco seguro.
Respecto de la carpeta llamada 'Sistemas', la misma se creó para almacenar aplicaciones portables, tales como un sistema de menús, clientes de correo de uso compartido, compaginadores de archivos PDF, aplicaciones desarrolladas en lenguaje Visual Fox Pro. etc.
De esta forma, se evitó instalar en cada equipo de la UAI elementos de software que permitían ser utilizados desde la red, haciendo más sencillo el mantenimiento y asegurando que todos trabajen con la misma versión, e incluso en casos como el cliente de correo de un área, todos sus integrantes utilizan además la misma libreta de contactos y configuración.
Finalmente, el sistema centralizado de menús desarrollado en la UAI agrega a la barra de tareas de cada equipo, un menú que brinda acceso rápido al almanaque, la calculadora, a las aplicaciones portables antes mencionadas, etc. asegurando que en cualquier equipo que se utilice siempre se encuentran en el mismo lugar.
El aspecto de ese menú es el siguiente:
La Intranet de la UAI no es más que los principios expuestos hasta ahora, pero aplicados a un entorno web.
Desde hace ya muchos años, la UAI cuenta también con su propio servidor web, implementado sobre un servidor de http Apache, lenguaje PHP y motor de bases de datos mySQL, el cual aloja las páginas web de la Intranet de la UAI.
El acceso a la Intranet requiere de la autenticación del usuario utilizando una palabra clave personal independiente de aquella que el mismo utiliza para acceder a la red local:
Una vez autenticado, el usuario accede al siguiente menú de opciones:
Aquí debajo del menú, puede verse una casilla en la que se puede escribir un trozo de texto, y pulsando la tecla ENTER se busca ese texto en Google.
Debajo, se muestran nombre y apellido completos del usuario y entre paréntesis, su CUIL.
En la siguiente línea la fecha actual, y en la siguiente la cantidad de días restantes antes de que el usuario deba cambiar su clave de acceso obligatoriamente.
El menú se ecuentra dividido en cinco columnas de diferentes colores, que agrupan el tipo de opciones a las que permiten acceder:
La columna 'Administración' sólo aparece cuando el usuario es el administrador de la intranet.
Uno de los criterios de diseño aplicado a las páginas de la Intranet es el no utilizar imágenes tipo banners, fondos de pantalla, etc. a los fines de que se las pueda imprimir (de ser necesario) cuidando el consumo de tinta.
En el siguiente diagrama, se muestra en forma simplificada la estructura de la Intranet:
Las tablas 'usuarios', 'elementos' y 'permisos' se inetrrelacionan para permitir la gestión de un perfil para cada usuario, que define a qué elementos puede o no acceder, y para actividades de control, el sistema permite listar qué permisos tiene asignado cada usuario, y también qué usuarios cuentan con cada permiso.
La tabla 'estructura' contiene información sobre la estructura de la UNR en forma jerárquica, la que es cargada manualmente cada vez que se produce un cambio o se encuentra información adicional.
La aplicación que hace uso de esta tabla, muestra la estructura en forma de árbol con ramas desplegables y se relaciona con la tabla de normativa, para permitir al usuario ver la normativa de creación de cada área y también la que le asigna un responsable a cargo.
La tabla 'estructura' también añade contenido al Indice telefónico de la UAI, donde se registran los datos de contacto de personas, entidades y oficinas con las que la UAI interactúa.
La tabla 'normativa' contiene información y referencias a la normativa aplicable a la UNR, tanto propia como externa, la cual se almacena en una caarpeta de nombre 'documentos' dentro del servidor, en carpetas según sus tipos (resoluciones rectorales, decretos, etc.) y dentro de cada una de esas carpetas, en la carpeta correspondiente a su año de emisión.
La información contenida en esta tabla es utilizada por gran variedad de aplicaciones web, como la principal de consulta e interrelación de normativa, el árbol de la estructura de al UNR, el Legajo Permanente de la UNR, etc.
La alpicación de consulta de normativa permite marcar los elementos derogados, indicar de qué otros elementos depende, cuales otros elementos dependen del elegido, agrupar elementos por tema (normativa aplicable a Rendición de Cuentas, Contrataciones, etc).
También permite ver los últimos elementos incorporados agrupados por la fecha de su incorporación, lo que permite a los usuarios enterarse de las novedades diarias.
La tabla de proyectos de la planificación contiene información sobre cada proyecto de cada planificación, permitiendo desde hace poco, definir más de una planificación por año.
La información contenida en esta tabla es accedida desde diversas aplicaciones web, tales como el cronograma de tareas de la UAI, los Legajos Corrientes, etc.
La tabla de tareas asignadas contiene información sobre las tareas que debe cumplir la UAI para cada año, y es utilizada por la aplicación 'Tareas de la UAI', la cual permite definir qué proyectos, productos, tareas e imprevistos debe realizar la UAI, asignar agentes a las tareas, fechas de inicio y fin, estado actual de la tarea, agregar anotaciones con fecha y agente sobre las tareas realizadas, y marcarlas como cumplidas indicando la fecha de realización.
El aplicativo permite listarlas de diversas maneras, emitir informes de tareas realizadas, pendientes, de tareas sin agente asignado, etc.
Además el listado cronológico principal, indica resaltando en diferentes colores a las tareas de meses anteriores, del actual y de los meses por venir, y también si la tarea está pendiente, ya fue ejecutada en término o fuera de término, etc.
Finalmente, existe un grupo de tablas que se utilizan, junto con varias de las antes mencionadas, para implementar la versión digital de los Papeles de Trabajo.
El funcionamiento de la aplicación web para el registro de los Papeles de Trabajo se describe en este enlace.